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Versäumnisse in der Gemeindekasse

13.02.2019

Zu den Versäumnissen in der Gemeindekasse äußert sich Altenbekens Bürgermeister Hans Jürgen Wessels

Versäumnisse im Mahnwesen der Gemeinde – Fragen an Bürgermeister Hans Jürgen Wessels

Hunderte Bürger der Gemeinde sehen sich derzeit mit Mahnungen oder gar Vollstreckungen konfron-tiert. Die diesbezüglichen offenen Forderungen der Gemeinde sind zum Teil schon einige Jahre alt. Wa-rum jetzt diese groß angelegte Aktion?

Bürgermeister Hans Jürgen Wessels:
In der Gemeindekasse Altenbeken hat es erhebliche Versäumnisse im Mahnwesen gegeben. Die haben wir Ende letzten Jahres selber - eher zufällig - entdeckt. Ein Teil der offenen Forderungen war bereits verjährt. Um weitere Verjährungen zu vermeiden hatten wir noch im Dezember etwa 1.000 Mahnungen und Vollstreckungsandrohungen verschickt. Und auch im Januar verließen noch Mahnungen und Vollstreckungsandrohungen das Haus. Daneben wurden zahlreiche Maßnahmen zur unverzüglichen Aufarbeitung der Versäumnisse getroffen.

Anfang Dezember gab es die Nachricht von den versäumten Mahnungen. Jetzt hören wir plötzlich von hunderten unbearbeiteten Briefen. Wieso fielen diese erst jetzt auf?

Bürgermeister Hans Jürgen Wessels:
Die Unterlagen für die erste Aufarbeitung im Zusammenhang mit den versäumten Mahnungen befanden sich ja fast alle im Computer und so fand der erste Aufarbeitungsschritt insbesondere an Rechnern statt und dafür mussten hinzugezogene Mitarbeiter*innen nicht einmal in den Räumen der Kasse arbeiten. Die zahlreichen Mahnungen und Vollstreckungsandrohungen lösten selbstverständlich eine Vielzahl von Gesprächen mit Betroffenen aus. Wir sind eine sehr kleine Verwaltung und hatten alle Hände voll damit zu tun, diesen Ansturm zu bewältigen. Erst als da jetzt etwas Ruhe hineinkam, gab es überhaupt die Chance, den Blick in die Geschehnisse der Kasse zu weiten. In dem Moment fielen dann auch die Briefe auf. Es war also schlicht eine weitere Erkenntnis im Rahmen der Aufarbeitung. Warum bzw. ob diese Briefe nicht früher aufgefallen waren, dazu habe ich persönlich eine Vermutung, aber grundsätzlich ist das eine Frage, die es noch zu klären gilt.

Wie viele ungeöffnete Briefe wurden denn gefunden und wo befanden sich diese?

Bürgermeister Hans Jürgen Wessels:
Wir haben in verschlossenen Schränken der Gemeindekasse zahlreiche ungeöffnete Briefe gefunden, die sich überwiegend in den Ablagen zwischen anderen Dokumenten befanden. Eine Gemeindekasse hat viele Aktenschränke. Diese wurden und werden nun systematisch nach unbearbeiteten Akten und Briefen durchforstet. Wir haben inzwischen über 1.500 ungeöffnete und an die Gemeindekasse adressierte Briefe in den Schränken des Büros entdeckt. Diese Briefe stammen aus den Jahren 2011 bis 2019. Ein Brief trägt ein Datum aus 2011, zwei aus 2012, aus 2013 stammen schon 13 Briefe und danach steigt die Zahl Jahr für Jahr deutlich an. Allein aus dem letzten Jahr haben wir 432 ungeöffnete Briefe gefunden. In einem Karton fanden wir zudem noch 150 versandfertige Briefe, bei denen es sich um Mahnungen handelt, die eigentlich im Dezember und Januar hätten von uns verschickt werden sollen. Wir hatten in den letzten Wochen zahlreiche Beschwerden von Bürgerinnen und Bürgern, die nach eigenem Bekunden eine Vollstreckungsandrohung ohne vorausgegangene Mahnung erhalten haben. Die Ursache dafür dürfte ziemlich sicher in diesen nicht abgeschickten Briefen liegen. 

Das klingt alles unglaublich und ist nur schwer vorstellbar. Wie konnte das geschehen, warum waren die Briefe noch ungeöffnet und was passiert denn jetzt mit den gefundenen Briefen? 

Bürgermeister Hans Jürgen Wessels:
Die Frage nach den Ursachen wird uns noch lange beschäftigen, denn eine einfache Antwort gibt es nicht. Nach der Gemeindekassenverordnung sind Sendungen, die an die Gemeindekasse gerichtet sind, dieser ungeöffnet (wegen der oftmals hohen Vertraulichkeit der Inhalte) zuzuleiten. Deswegen hat neben der verantwortlichen Mitarbeiterin in der Kasse kein anderer Beschäftigter einen Überblick über die Posteingänge. Nach dem Auffinden der Briefe haben wir diese umgehend geöffnet, um einen Eindruck von deren Inhalt zu bekommen und so auch eine erste Feststellung zur Frage der jetzt bestehenden Dringlichkeit der Bearbeitung zu erhalten. Wir können heute sagen, dass es sich zu einem sehr großen Teil um Vollstreckungsersuchen anderer Kommunen und Organisationen handelt. Daneben gibt es aber
 z. B. auch eine ganze Reihe Einzugsermächtigungen, mit denen uns Bürger also ein SEPA-Lastschriftmandat zur Einziehung von Steuern, Beiträgen oder Gebühren erteilt hatten. So unfassbar diese Nichtbearbeitung auch erscheint, so gut ist es auf der anderen Seite, dass die unbearbeiteten Briefe vermutlich alle noch vorhanden sind und keine vernichtet wurden. Dadurch ist es uns wahrscheinlich möglich, allen betroffenen Bürgern im Nachhinein Gerechtigkeit widerfahren zu lassen. Wir werden alle aufgefundenen Lastschriftmandate dahingehend überprüfen, ob es durch deren Nichtberücksichtigung zu Mahngebühren und/oder Säumniszuschlägen gekommen ist und diese dann selbstverständlich wieder zurückerstatten. Daneben werden wir all diejenigen Schuldner, deren Mahnbescheid nicht verschickt wurde, wieder in den Rechtsstand versetzen, als wären sie noch nicht gemahnt worden. Es versteht sich von selbst, dass da auch eine dicke Entschuldigung fällig ist. 

Rückständige Forderungen, die nicht beigetrieben wurden, unzählige ungeöffnete und damit unbearbeitete Briefe – ist die Gemeindekasse personell überhaupt angemessen besetzt?

Bürgermeister Hans Jürgen Wessels:
Die neuen Erkenntnisse und die persönliche Kenntnis der verantwortlichen Mitarbeiterin legen den Schluss nahe, dass es hier über mehrere Jahre eine nicht angezeigte Überlastungssituation gegeben hat. Dabei sind mir zugleich zwei Hinweise sehr wichtig:
1. Die Gemeindekasse war über die ganzen Jahre im interkommunalen Vergleich (Kommunen etwa gleicher Größe) personell befriedigend oder gut ausgestattet (einige Stunden über dem Durchschnitt).

2. Die verantwortliche Mitarbeiterin wurde und wird weiterhin im Kollegenkreis und auch von mir als besonders fleißig, sehr diszipliniert, sehr arbeitsam und pflichtbewusst wahrgenommen. Mir ist dabei klar, dass diese Beschreibung nicht zu den Vorkommnissen passt und gerade für Außenstehende absurd erscheinen muss. Diese Diskrepanz beschäftigt uns sehr und ist noch ungelöst. Man könnte ihr außerordentlich kündigen, aber wer sie kennt weiß: sie hat trotz allem eine zweite Chance verdient.

Was heißt das konkret?

Bürgermeister Hans Jürgen Wessels:
Die Mitarbeiterin kann ihre bisherigen Aufgaben selbstverständlich nicht weiter ausüben; sie hat ihre Funktion in der Gemeindekasse verloren und bekommt ein anderes Angebot in der Verwaltung, was allerdings mit starken finanziellen Einbußen verbunden ist. Im Rathaus gibt es dafür breite Unterstützung und wir hoffen alle, dass mit dieser zweiten Chance ein erfolgreicher Neubeginn verbunden ist. 

Und was sagen Sie den betroffenen Bürgern?

Bürgermeister Hans Jürgen Wessels:
Bei den von unseren Versäumnissen betroffenen Bürgerinnen und Bürgern möchte ich mich noch einmal und ganz ausdrücklich entschuldigen. Es tut mir leid, dass diese Fehler in meinem Hause geschehen sind. Wir werden dieses Jahr brauchen, bis all die Rückstände aufgearbeitet sind. Erfreulicherweise gibt es dafür aus allen Ämtern breite Unterstützung. Nicht betroffene Kolleginnen und Kollegen haben angeboten, trotz Elternzeit jeden Tag einige Stunden zu arbeiten, aktuellen Urlaub zurückzustellen und auch über längere Zeit die wöchentliche Arbeitszeit deutlich zu erhöhen, um bei der Aufarbeitung direkt oder indirekt mithelfen zu können. Die Unterstützung aus dem eigenen Haus ist einfach großartig, das berührt mich sehr. Hier wird ein ganz besonderer Zusammenhalt deutlich und es zeigt auch, wie sehr die Beschäftigten der Gemeinde eine gute Arbeit im Interesse der Menschen abliefern wollen. Vertrauen Sie uns also bitte auch weiterhin. Wir stehen zu unseren Fehlern, wir verschweigen sie nicht, sondern wir arbeiten sie auf und ziehen unsere Lehren daraus. Und vergessen sie bitte nicht: Die große Mehrzahl der Beschäftigten bei der Gemeinde arbeitet tadellos.

Gemeinde Altenbeken
Bahnhofstraße 5a
33184 Altenbeken

Telefon 05255 1200-0
Telefax 05255 1200-33
E-Mail nfltnbknd

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